Chuyển văn phòng là việc không hề đơn giản. Nếu chúng ta không lên danh sách các việc cần làm khi chuyển văn phòng trước thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thiếu sót.
Chuyển nhà đã khó chuyển văn phòng lại càng khó hơn. Bởi văn phòng là nơi cả một tập thể, một tổ chức hoạt động để cùng nhau phát triển. Nên làm sao để việc chuyển văn phòng diễn ra thuận tiện nhất là điều không hề dễ.
Vì thế mà trong bài viết này sẽ tổng hợp tất cả các việc cần làm khi chuyển văn phòng mà chúng ta cần phải lưu ý đầu tiên. Hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho các đơn vị doanh nghiệp.
Xác định thời gian dọn đi và chuyển đến
Chuyển văn phòng không thể tự lực cánh sinh được mà cần phải có sự hợp tác với nhiều đơn vị. Không chỉ là các thiết bị chung của văn phòng mà còn là đồ dùng cá nhân của tập thể nhân viên. Vì thế, chỉ có một tập thể mới có thể chuyển văn phòng an toàn được.
Việc xác định thời gian dọn đi và chuyển đến rất quan trọng. Không chỉ giúp cho chúng ta rõ ràng hơn trong chuyện hợp đồng.
Đó chính là chấm dứt hợp đồng tại văn phòng cũ và ký hợp đồng khi thuê tại nơi mới. Hơn nữa, còn giúp chúng ta có thời gian tốt để chuẩn bị thu xếp đồ đạc. Tạo được thế chủ động hơn trong mọi tình huống phát sinh sẽ có lợi hơn.
Bên cạnh đó, việc ấn định cụ thể thời gian chuyển còn giúp cho bên dịch vụ chuyển đồ đến đúng hẹn. Theo kinh nghiệm thì thời gian hợp lý nhất chuyển văn phòng là vào cuối tuần. Nó sẽ ít ảnh hưởng đến công việc hiện tại của công ty.
Hơn thế, các nhân viên trong công ty sẽ phụ giúp được một phần. Ngoài ra nên lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp để thời gian được rút ngắn hơn. Từ đó góp phần tiết kiệm được công sức của cả 2 bên.
Lên kế hoạch cho các việc cần làm khi chuyển văn phòng
Việc làm này khá tốn kém đối với mọi công ty khi có ý định chuyển đồ. Vậy nên cần phải lên kế hoạch, danh sách cụ thể để xác định rõ chi phí bỏ ra, ngân sách thực hiện. Và những điểm lớn mà chúng ta cần phải nhất là:
Thiết kế và trang trí nội thất
Đến một văn phòng mới, chúng ta phải set up lại tất cả mọi thứ. Chủ yếu là làm sao để văn phòng đơn giản, thuận tiện, giúp cho không gian môi trường làm việc thoải mái nhất.
Nếu điều kiện cho phép, hãy trang trí nội thất hài hòa. Chúng ta có thể nhờ đến sự trợ giúp của các chuyên gia để công việc trở nên dễ dàng.
Mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng
Một ví dụ đơn giản khi muốn mở rộng quy mô văn phòng và tuyển thêm nhân lực thì chuyển văn phòng là hợp lý nhất. Bên cạnh đó, chúng ta cần bổ sung thêm nội thất, trang bị thêm thiết bị để phục vụ công việc tốt hơn.
Để tiết kiệm có thể sử dụng lại đồ nội thất cũ. Bên cạnh đó là bổ sung thêm những gì còn thiếu. Hoặc nếu có điều kiện hơn có thể thay toàn bộ để văn phòng công ty trở nên đồng nhất hơn.
Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan
Chúng ta không được quên chi tiết nhỏ này. Mọi liên lạc của khách hàng, đối tác cần được biết địa chỉ mới. Chỉ cần thay đổi địa chỉ trên giấy tờ.
Việc này sẽ giúp cho công ty vẫn giữ được lượng khách hàng ổn định chứ không bị mất đối tác. Và cần phải thông báo với khách hàng ít nhất là khoảng 3 tháng trước thời gian chính thức chuyển đi.
Di chuyển điện thoại internet
Internet là tâm hồn của mọi công ty. Vậy nên văn phòng luôn bắt buộc phải có điện thoại và internet. Chi phí để đầu tư mới lại phần dây này khá tốn kém.
Vì thế chúng ta nên tháo lắp các thiết bị hỗ trợ chuyển đến văn phòng mới. Và nên nhờ các chuyên viên trong lĩnh vực này trợ giúp. Vừa đảm bảo nhanh gọn, hiệu quả, vừa hạn chế sai sót dễ xảy ra.
Chuẩn bị các dụng cụ để đóng gói đồ dùng văn phòng
Cũng giống như chuyển nhà, việc cần làm khi chuyển văn phòng trước tiên là phải đóng gói mọi thứ lại. Và cần phải chuẩn bị tốt các dụng cụ hỗ trợ để đảm bảo nguyên vẹn cho đồ dùng. Thùng giấy, băng keo, xốp là những món đóng gói không thể thiếu.
Nó sẽ giúp cho việc chuyển đồ trở nên linh hoạt dễ dàng. Hơn nữa cũng giúp không bỏ sót đồ vật nào và còn bảo quản trên đường vận chuyển không bị vỡ, hỏng.
Tùy theo khả năng của doanh nghiệp, có thể nhờ sự trợ giúp của đội ngũ nhân viên văn phòng. Hoặc thuê dịch vụ chuyển văn phòng để hiệu quả hơn. Vừa nhanh gọn, lại an toàn cao hơn với các thiết bị máy móc.
Hoàn tất trả mặt bằng và thay mặt bằng mới
Đây là việc cần làm để chính thức chấm dứt hợp đồng với mặt bằng cũ và bắt đầu tiếp nhận mặt bằng mới. Trước khi chuyển đi, chúng ta cần làm việc với bên cho thuê mặt bằng cũ.
Tùy theo quy định trong hợp đồng mà thực hiện nghi thức bàn giao lại. Thường thì các đường dây điện, đường mạng, máy lạnh điều hòa… đều phải dỡ bỏ và trả lại hiện trạng ban đầu.
Khi đến văn phòng mới thì cũng đồng nghĩa là chúng ta lại bắt đầu lại từ đầu. Từ hợp đồng cho thuê, trao đổi với chủ quản lý tòa nhà, tiền cọc thuê mặt bằng cần phải làm rõ ràng. Sau đó là tiến hàng chỉnh sửa, lắp đặt lại cho tiện nhất cho văn phòng của mình.
Trên đây là toàn bộ những việc cần làm khi chuyển văn phòng. Các thông tin này sẽ giúp được rất nhiều cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ.
Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng thì nên liên hệ với Vận Tải Thành Hưng. Đây là địa chỉ hiện đang được rất nhiều khách hàng tin cậy.
